Jak już wspomniałem w artykule o kosztach stałych – możesz znaleźć go TUTAJ, definicje kosztów jakimi zasypuje się osoby prowadzące działalność gospodarczą są, delikatnie rzecz ujmując, wyjątkowo sztywne i niezrozumiałe, podobnie zresztą jak podatki.
Wszyscy wiemy, że w prowadzonej działalności gospodarczej występują przychody i koszty. O ile z każdej strony bombardowani jesteśmy informacjami o sposobach pozyskiwania klienta dla wygenerowania przychodu, to o kosztach z tym związanych, informacji jest znacznie mniej. Jeżeli już pojawiają się, to czytając trzecie zdanie takiej publikacji, zapominamy o czym było pierwsze, bo autor pomimo najszczerszych chęci, używa w większości języka niezrozumiałego dla zwykłego podatnika. Jeżeli dołożymy do tego jeszcze naszą wrodzoną antypatię do samego słowa koszt, zostajemy tylko przy przychodach, skupiając się wyłącznie na tej części naszej działalności. Taka sytuacja powoduje, że przedsiębiorca ma jeden cel – koszt, to jest to czego należy pozbyć się za wszelką cenę… No i tutaj popełnianych jest sporo błędów, bowiem koszt jest nieodłącznym składnikiem działalności gospodarczej i nie da się go ot tak po prostu wyeliminować. Warto więc poznać jego strukturę, charakter i zależności, a wszystko po to, aby umieć samemu lub z naszą pomocą, znaleźć mechanizmy, którymi będzie można wpływać na jego poziomy i przysłowiowe pożeranie przychodów. Większość osób prowadzących działalność gospodarczą „oddaje swoją księgowość” do biura rachunkowego lub zatrudnia księgową/ego, ażeby mieć z głowy problem faktur, ich klasyfikacji i w końcu księgowości jako takiej. Czy to dobry ruch? Nawet bardzo dobry. Jest jedno „ale” – znakomita większość księgowych nie zagłębia się tak dalece w pomoc podatnikowi, rejestrują jedynie wszystkie zdarzenia gospodarcze zgodnie z literą prawa i „wypluwają” uzasadnioną informację ile podatku ma pan/pani w tym miesiącu do zapłacenia. Ewentualnie podpowiedzą jak zoptymalizować coś podatkowo, aby w przyszłym miesiącu tego podatku było mniej. Na tym problem ulega w zasadzie wyczerpaniu a ty czytelniku nadal nie wiesz dlaczego koszty rosną. Inni, sami prowadzą swoją buchalterię lub zlecają to żonie, mężowi. Na początku działalności i przy jej niewielkich rozmiarach jest to oczywiście jak najbardziej uzasadnione, pojawia się bowiem optymalizacja kosztowa. Jednak schody zaczynają się w momencie rozwoju działalności. Dochodzą inne koszty, choćby pracownicy, magazyny, spedycja i tym podobne. Teraz już nie możesz patrzeć na koszty w sposób prosty, zwyczajowo przyjęty. Czas wypić z nimi brudershaft’a.
W poprzednim artykule pisałem o koszcie stałym, na który wprawdzie masz jakiś wpływ, jednak w ograniczonym zakresie, w zasadzie tylko w momencie podejmowania decyzji o jego poniesieniu. Przykładowo, u naszej zaprzyjaźnionej krawcowej Basi, która decydując się na zakup maszyny (bez dotacji UE), ustaliła (ustawowo) 60-io miesięczne koszty amortyzacji, na które w kolejnych okresach nie miała w zasadzie żadnego wpływu, ponieważ niezależnie od pracy czy bezrobocia, ten koszt w każdym miesiącu pojawiał się w jej księgach podatkowych – uwaga, tylko dla uproszczenia odwołuję się do ksiąg podatkowych a nie analiz wynikowych, w moim przekonaniu ważniejszych, które prowadzimy dla naszych klientów.
Po wyczerpującym, ale koniecznym wstępie, teraz czas zając się kosztami zmiennymi, na które już masz wpływ w realnym czasie. Powróćmy więc do naszej ulubionej Basi. Tutaj uwaga, dla celów dydaktycznych wprowadzamy nową postać, Zenka – męża Basi. Odegra on dość istotną rolę w dalszych rozważaniach. Jak już wiadomo Basia jest krawcową, ma maszynę do szycia i szyje w każdym miesiącu 20 pięknych sukien, oprócz tego miesiąca, w którym odpoczywa na plaży w Chorwacji, i bardzo dobrze, bo Basia jest pracowita i ma do tego pełne prawo. Nasza Basia postanowiła rozszerzyć swoją działalność i zakupiła 10 maszyn do szycia po 15.000 PLN każda, z planem amortyzacyjnym w układzie liniowym na 60 kolejnych miesięcy, z kosztem stałym łącznej amortyzacji od wszystkich nowych maszyn po 2.500 PLN w każdym miesiącu, czyli 250 PLN od jednej maszyny – uwaga, nie rozważamy maszyny, na której szyje Basia! Aby obsłużyć te maszyny (tych 10 nowych egzemplarzy), dla uniknięcia spirali śmierci kosztów stałych (tutaj amortyzacja maszyn), Basia musi zatrudnić 10 szwaczek. Zakładamy, że wszystkie są pracowite podobnie jak Basia i szyją po 20 sukien miesięcznie każda. Każdej z tych pań, Basia zobowiązała się na podstawie umowy o pracę wypłacić po 4.000 PLN brutto plus narzuty ZUS, czyli całkowity koszt jednej szwaczki zamknie się w kwocie około 4.800 PLN brutto/brutto miesięcznie, przy czym Basia nie pomyślała o świadczeniach pracowniczych, jakim jest choćby urlop pracownika, tj. 26 dni w roku, w których pracownik nie pracuje a otrzymuje wynagrodzenie jak za pracę. Dla uproszczenia wywodu, zakładamy że zatrudnione szwaczki nie będą chorowały a ich dzieci nie są alergikami. Jak widać, Basia zafundowała sobie kolejny koszt stały w postaci comiesięcznych wynagrodzeń, na który nie ma wpływu. Niestety warunki rynkowe nie pozwalają Basi sprzedać sukienki drożej niż 320 PLN/1 szt. Zatem planowany przychód Basi wynosi zaledwie 6.400 PLN miesięcznie z jednej szwaczki, a przecież Basia ma jeszcze inne koszty, jak materiały, nici, energia elektryczna, biuro rachunkowe, inspektora BHP i RODO, itp. Jak widać gołym okiem, Basia powinna być szczęśliwa jeżeli wyjdzie na ekonomiczne „0”, a przecież nie o to chodzi. Całe szczęście, że Basia dogadała się ze swoim mężem Zenkiem, który zgodził się parkować swojego przepięknego 18-letniego Golfa 3 pod ich gruszą na podwórku, więc Basia ma do dyspozycji halę szwalniczą o powierzchni 40m². Tym sposobem Basia uniknęła kosztu wynajmu małej hali na szwalnię i nie wlicza tego kosztu do wartości wytworzonego produktu, ale czy dobrze robi? Nie! Jej garaż też powinien być kosztem w jej kalkulacjach analitycznych (nie podatkowych!, chyba że wciągnie go do ewidencji środków trwałych) i uchodzić za koszt, tak jakby go wynajęła. Jeżeli przyjmiemy, że aby wynająć halę, Basia musiałaby ponieść koszt wynajmu w kwocie 25 PLN/1m², to całkowity koszt miesięczny wynajmu hali wyniósłby 1.000 PLN. Tak więc Basia po kilku nie przespanych nocach, zwróciła się do nas o przeliczenie opłacalności jej przedsięwzięcia. Nawiasem mówiąc powinna była zrobić to zanim podjęła decyzję o rozszerzeniu swojej działalności.
W odpowiedzi Basia otrzymała wstępne dane analityczne dla jednego stanowiska w bardzo prostej kalkulacji sporządzonej przez analityka CanLead:
Basia przejrzawszy wstępną, uproszczoną analizę, poprosiła o szklankę zimnej wody, bo zdała sobie sprawę, że tylko na działalności operacyjnej ponosi stratę roczną rzędu 13.800 PLN na 10 maszynach do szycia! Zatem, biorąc pod uwagę, że Basia ma jeszcze inne koszty ogólne, strata ta spokojnie może przekroczyć poziom 20.000 PLN. Załamana Basia, poprosiła nas o radę, więc co ja mam zrobić, żeby zmienić stratę na zysk? Bez naszej analizy, ktoś mógłby zrobić wiele rzeczy, niekoniecznie dobrych, np. zwolnić szwaczkę. Ale czy to dobry pomysł? Wówczas pozostanie jej inny koszt stały w postaci amortyzacji 250 PLN od jednej maszyny. Ktoś powie, to niech zwolni szwaczkę i sprzeda maszynę. Jasne. Oczywiście może tak zrobić, ale po pierwsze nie odzyska wydanych 15.000 PLN na zakup maszyny lecz tylko, załóżmy 10.000 PLN, bo rynek jej więcej nie zapłaci, i będzie stratna na swoim pomyśle co najmniej 5.000 PLN a po drugie pozostanie jej kolejnych 9 maszyn i szwaczek, z którymi nie wiadomo co zrobić, bo strata i tak będzie, i to jeszcze większa, gdy doliczymy 5.000 PLN straty na zbyciu jednej maszyny.
Nasza rada brzmi tak: Basiu, spokojnie, ty napij się teraz kawy i rozluźnij nieco a my przygotujemy dla ciebie odpowiedni model rozwiązujący twój problem. Po pierwsze nie będziemy „rąbać kosztów na oślep siekierą”, tylko zastanowimy się, które z twoich kosztów zmiennych możemy obniżyć, bo mamy na nie wpływ? Basia stwierdziła, że tylko koszt materiału może jeszcze wynegocjować o 100 PLN miesięcznie, jeżeli zagwarantuje dostawcy odbiór w przeliczeniu na pełne obłożenie maszyn przez okrągły rok. Ok, mamy to! Schodzimy z 700 do 600 PLN miesięcznie! Pozostałe koszty zmienne – typu nici, energia elektryczna Basia nie może zmienić, ponieważ nici ma już super wynegocjowane a energia elektryczna nie podlega negocjacjom i jest zużywana przez maszyny tyle na ile one pracują. No więc, Basiu, zastanówmy się w kolejnym kroku nad tym, które z twoich kosztów stałych możemy przerobić na zmienne, abyś mogła wpływać na nie swoim działaniem? Basia niestety nie ma pojęcia, które koszty są stałe a które zmienne, ale od czego ma nas, prawda?! My proponujemy zmienić umowy o pracę na umowy zlecenia, uzależnione od wydajności, czyli uszytych sukienek i jednoczesne podniesienie honorarium z 4.800 do 5.000 PLN brutto/brutto, czyli razem z narzutami ZUS od umowy zlecenia, tytułem jak się niżej okaże, przerzucenia kosztów energii elektrycznej na szwaczki, tj. 165 PLN. Po tym zabiegu, szwaczki otrzymują dodatkowo 35 PLN miesięcznie extra, bo 5.000 – 4.800 – 165 = 35 PLN, a więc zachęta do zmiany statusu umowy. Basia może również zaproponować szwaczkom przejście na samozatrudnienie, co jeszcze bardziej polepszyłoby sytuację szwaczek, ponieważ obciążenia ZUS-owskie spadły by znacznie dla szwaczek, więc w efekcie zarobiły by jeszcze więcej netto – na rękę, a Basia uniknęłaby z kolei kosztów kadrowych w biurze rachunkowym. Dla celów analitycznych, pozostajemy jednak przy umowach zlecenia, choć mamy wariant jeszcze lepszy dla działalności Basi 😉 Poza tym, Basia powinna wydać maszyny każdej szwaczce do pracy chałupniczej z prawem odkupu w 50% wartości rynkowej po upływie 5 lat od daty ich przyjęcia do używania w Basi działalności, to jest od momentu pierwszego ich uruchomienia. Te 5 lat wyczerpie ekonomiczną przydatność maszyn w biznesie Basi, tj. maszyny zamortyzują się do ekonomicznego „0”, ale przy odpowiedniej opiece technicznej na pewno zachowają wartość wytwórczą i będą służyć w kolejnych latach jako narzędzie pracy. Ten zabieg z kolei pozwoli i zachęci jednocześnie szwaczki do uszanowania oraz dbania o cudze mienie. Gdybyśmy wydali te maszyny bez zapewnienia prawa pierwokupu, to po 5 latach zdezelowane maszyny na rynku wtórnym nie byłyby warte wiele więcej niż złom, więc i tu mamy dobry układ. A oto proszę efekty zamiany kosztów stałych na zmienne, mianowicie: każda ze szwaczek otrzymała propozycję uszycia jednej sukienki za 250 PLN brutto/brutto (z narzutami ZUS od umowy zlecenia), czyli 20 sukni w 20 dni roboczych, tj. 31,25 PLN BB na godzinę, razem 5.000 PLN miesięcznie, unikamy 26 dni urlopów i pozbywamy się kosztów najmu lokalu, więc mąż Basi, Zenek, będzie mógł spokojnie wjechać swoim Golfem 3 do garażu i jeszcze bardziej doceni swoją Basię.
A oto tabela po zmianach operacyjnych zaproponowanych przez analityków CanLead:
Jak widać na załączonych obrazkach, dokonując kilku zmian w działalności Basi, przekształciliśmy koszty stałe, na które Basia nie miała wpływu w koszty zmienne, na które już ma wpływ i jednocześnie uratowaliśmy działalność Basi, nie mówiąc już o jej mężu Zenku z Golfem 3 w tle.
Taki zabieg pozwolił wyprowadzić Basi stratę z – 1.380 PLN na zysk w kwocie 6.140 PLN, a więc wygraliśmy dla Basi 7.520 PLN (-1.380 + 6.140 PLN) rocznie na jednej maszynie a na 10 maszynach to już jest kwota 75.200 PLN – fajnie? 😊 Tak właśnie wyglądają i funkcjonują koszty zmienne, które możemy kształtować w realnym czasie. Od tego spotkania, Basia jest naszą stałą klientką oraz wie jak odróżnić koszty stałe od zmiennych 😊👍
Bas